Опростена форма, малък управленски щат -

това са принципите на ефективната управленска структура.

Томас Питърс и Робърт Уотърман-младши

Съдържание:

1. Организирането като управленска функция 

2. Същност на организационно-управленската структура 

3. Проектиране на формална организационна структура 

4. Вертикална организационно-управленска структура 

5. Департаментализация. Формиране на структурни подразделения 

6. Хоризонтална структура 

7. Неформална организационна структура 

8. Несъответствия в организационната структура 

9. Заключение

1. ОРГАНИЗИРАНЕТО КАТО УПРАВЛЕНСКА ФУНКЦИЯ

Най-общо,  организирането  представлява  процес  на  ефективно  разпределяне  на 

ресурсите  на  организацията  за  постигане  на  нейните  стратегически  цели. 
Разпределянето на ресурсите зависи от избора на най-подходящ, от гледна точка целите и 
задачите на организацията, вариант на разделението на труда. В резултат на това се 
обособяват  групите,  отделите  и  другите  звена,  и  се  установяват  формалните 
властови  отношения  и  механизмите  за  координиране  на  различните  задачи  на 
организацията.  Докато  стратегията  определя 

какво  

трябва  да  се  направи,  чрез 

функцията  „организиране"  се  указва 

как 

това  трябва  да  се  постигне.  В  тази  насока 

организирането  обхваща  дейностите  по 

структуриране  на  координирана  система 

на 

бластовите отношения и отговорности при изпълнение на задачите.

Организационната структура 

може да се определи като инструмент, използван 

от  ръководителите  за  разпределяне  на  организационните  ресурси  с  цел  постигане  на 
целите  на  организацията.  Тя  осигурява  относително  постоянен

peg  на  взаимовръзки 

между  елементите  на  организацията,  от  гледна  точка  на  подхода  за  изучаване  на 
организациите  като  отворени  системи.  От  тази  гледна  точка  организирането  се 
разглежда като дейност по:

•

изграждане на организационно-управленската структура на организацията;

•

поддържане на създадена вече организационна структура - чрез преструктуриране 

на нейните елементи, чрез създаване на нови такива, както и чрез възстановяване на 
взаимовръзки между тези елементи.

Обикновено управленската структура на организацията като цяло се определя на най-

високото ниво на управление. Мениджърите на средни звена изпълняват сходни функции, 
но само в пределите на съоветното подразделение.Управлението на низово равнище рядко 
се  занимава  с  формиране  на  организационната  структура, но  носи  голяма  отговорност 
за  онази  част  от  организационната  работа,  която  е  в  обхвата  на  неговата 
компетентност.  Организационният  процес  е  сложен, доколкото  тази  област  постоянно 
търпи промени.Те се дължат на факта, че организационната структура не е статична, а 
динамична  по  своя  характер.  Ето  защо  организационните  задачи  на  ръководителите 
никога не могат да бъдат изчерпани.

2. СЪЩНОСТ НА ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНСКАТА СТРУКТУРА

Организационната  структура  представлява  съвкупност  от  формализирани  правила, 

разработени за:

•

разделение на труда и разпределение на пълномощията сред отделните 

сътрудни-
ци и групи;

•

определяне на сферата на контрол на управляващите и равнището на съподчи-

неност в организацията;

•

координиране на всички функции, за да може организацията да действа като 

едно цяло.

В  практиката  за  обсъждане  на  различните  видове  организационни  структури 

ръководителите прибягват към оформяне на структурни схеми на организацията,

показващи 

разположението  на  звената,  разпределението  на  пълномощията,  комуникационните 
канали  и  веригите  на  командите.  Структурната  схема  е  визуалното  представяне  на 
цялостния  набор  от  основни  дейности  и  процеси,  наблюдаващи  се  в  организацията. 

Организационната структурна схема е полезна преди всичко за разбирането на това по 
какъв  начин  работи  организацията.  Тя  разкрива  съставните  части  на  организацията, 
начина  на  взаимовръзка  между  тях  и  мястото,  което  заемат  всяка  длъжност  и 
подразделение в цялостната структура на организацията.

Организационната  структура  е  важна  и  поради  факта,  че  позволява  на  ра-

ботниците  да  осъзнаят  своето  място  в  организацията,

благодарение  на  което  те 

могат да работят заедно за достигане на общите цели и удовлетворение от своя 
принос  в  цялостната  дейност.  Структурата  следва  стратегията  и  това  е 
единственият  начин  да  се  премине  от  стратегически  планове  към  действие.  Без 
организационно-управленска  структура  е.  невъзможна  координация  на  действията 
на  сътрудниците  и  дори  най-добрите  планове  не  могат  да  бъдат  изпълнени. 
Рационалната организационна структура може да даде значително преимущество 
за повишаване на конкурентоспособността.

3. ПРОЕКТИРАНЕ НА ФОРМАЛНА ОРГАНИЗАЦИОННА СТРУКТУРА

Понятието  „формална"  означава,  че  организационната  структура  специално  се 

разработва  от  ръководителите  за  постигане  на  стратегическите  цели.  По  такъв 
начин формалната организационна структура отразяба официалното разположение 
на  елементите  на  организацията  в  изпълнение  на  задачите,  свързани  с 
поставените цели. Когато ръководството съставя предварителното описание на 
принципите  на  дейност  на  фирмата  и  разработва  структурната  й  схема,  се 
осъществява  формализирането  на  плана  за  дейност  на  организацията.  Орга-
низационно-управленската структура се представя в такава форма, чрез която да 
бъде лесно възприета от всички членове на звената.

За  да  разработят  организационно-управленската  структура  на  компанията  е  не-

обходимо ръководителите да отчетат три фази в процеса на нейното проектиране:

•

формиране на вертикална структура 

- създаване на работни места за

конкретните функции, чието изпълнение е необходимо за осъществяване на пла
нираните работи;

•

формиране на подразделения и отдели - 

групиране на работните места в

по-окрупнени структурни единици;

•

формиране на хоризонтална структура - 

координация на всички функции с

цел компанията да работи като единно цяло.

Пренебрегването  на  всяка  от  тези  фази  може  да  доведе  до  неуспех  дори  на  добре 

планираната  фирмена  дейност.  Целият  персонал  -  от  президента  до  обикновения 
работник  -  трябва  точно  да  знаят  в  чии  правомощия  е  вземането  на  управленски 
решения,  как  се  разпределят  функциите  и  задачите  вътре  в  организацията  и  как  се 
организира съвместната работа за постигане на стратегическите цели.

Системата  от  формалните  задачи  и  отношенията  на  съподчиненост  осигурява 

рамката  за  вертикалния  контрол  в  организацията.  Основните  характеристики  на 
вертикалната  структура  се  изобразяват  чрез  специална  диаграма,  наречена 
организационна  схема.

Тя  представя  веригите  на  разпореждане,  задачите  на 

отделните  звена,  тяхното  място  в  системата  и  в  крайна  сметка  цялостната 
логика  на  наредбата  в  организацията.  Всяко  звено  изпълнява  специфична  задача, 
подчинява се на определена верига на командите и носи определена отговорност  в 
рамките на делегираните му пълномощия.

В  обобщение  могат  да  се  посочат  три  ключови  характеристики  при  проекти-

рането на формална структура на организацията:

•

организационно-управленската структура обозначава формално определени 

отношения, включващи равнищата на йерархия и диапазона на контрол на
ръководителя;

•

тя описва обединяването на членовете на персонала в подразделения, а 

подразделенията в организации;

•

структурата на организацията включва в себе си система за обезпечаване

на ефективна комуникация, координация и интеграция на отделните подразделения.

Тези три характеристики се отнасят както към вертикалното, така и към хоризонтал-

ното проектиране на организацията. Първите две представят структурната рамка на 
вертикалната йерархия. Третият елемент по своята същност представлява и описва 
взаимодействията между хората в организацията. Оптималната структура трябва да 
стимулира работниците и служителите към поддържане на хоризонтален обмен на 
информация и хоризонтална координация навсякъде и винаги, където е нужно.

4. ВЕРТИКАЛНА ОРГАНИЗАЦИОННО-УПРАВЛЕНСКА СТРУКТУРА

Вертикалната  структура  задава  връзките  и  отношенията  между  висшето  ръковод-

ство и средните и низовите равнища в организационно-уравленската структура. Имайки 
предвид предназначението и поставените пред организацията цели висшето ръководство 
формулира конкретни задачи, необходими за постигане на тези цели. За изпълението на 
тези задачи се ангажира компетентен персонал с подходяща квалификация.

Проектирането  на  организацията  трябва  да  обезпечи  такъв  начин  на  комуникация, 

координация  и  интеграция  на  персонала  в  подразделенията,  както  и  между  самите 
подразделения,  който  в  най-голяма  степен  да  спомага  за  изпълнението  на  общите 
задачи.  „Връзката"  е  особено  важно  понятие  за  организационно-управленската 
структура  и  представлява  определен  инструмент  за  насочване  на  комуникационните  и 
координа-ционните действия между елементите на организацията.

Вертикалните връзки

между елементите се  използват за координиране на дейността 

от страна на висшето ръководство и са предназначени за контролиране на цялостната 
дейност на организацията. Изпълнителите и мениджърите от низовите управленски звена 
в  организационната  йерархия  са  длъжни  да  действат  в  съответствие  с  предварително 
поставените от висшето ръководство цели, а ръководството трябва да е осведомено за 
начина на осъществяване на тези цели и за постигнатите резултати. За проектиране и 
утвърждаване на вертикалните връзки в организацията могат да се прилагат различни 
инструменти, като например йерархически мрежи, правила, планове и формални системи за 
комуникация.

Йерархичната мрежа се

използва за разрешаване на проблемни ситуации, които низовите 

управленски звена не могат да разрешат самостоятелно. Проблемът се поставя на 

следващото, по-високо равнище в йерархията, като се решава на това ниво, което 
разполага с необходимите за това пълномощия. След това полученият отговор се спуска 
обратно по йерархичната мрежа до звеното, където е възникнал проблемът. Йерархичната 
мрежа се представя чрез линии на комуникация, свързващи елементите на структурната 
схема на организацията; тези линии са наречени комуникационни канали

4.1. Основни елементи на вертикалната йерархична структура

РАЗДЕЛЕНИЕ НА ТРУДА

Разделението  на  труда  е  ефективно  тогава,  когато  всеки  член  на  персонала 

изпълнява строго определени функции, изискващи овладяването само на специфични 
умения  и  трудови  навици.  Изпълнявайки  постоянно  една  и  съща  специализирана 
операция,  работ-ниците  усъвършенстват  своите  умения  и  се  научават  да  работят  все 
по-бързо. В упра-вленската теория този феномен се нарича „крива на опита".

Най-общо, кривата на опита описва производствените разходи като функция на обема 

на производство. Основава се на допускането, че в процеса на работа се натрупва опит, 
от който организацията печели при производството на продукта. Това става поради 
различни  причини:  производственият  процес  се  усъвършенства,  изпълнителите  стават 
по-бързи  в  своята  работа  и  я  извършват  по-професионално,  откриват  се  по-ефективни 
източници на ресурси, разработват се по-добри технологии и методи за управление. Така с 
течение  на  времето  всяка  следваща  единица  продукт  се  произвежда  по-бързо  от 
предходната  поради  факта, че  персоналът  и  организацията  като  цяло  придобива  повече 
опит при изпълне-нието на поставените задачи.

Освен за феномена „крива на опита", разделението и специализацията на труда помага на 
мениджърите  и  при  подбора  на  персонал,  притежаващ  конкретна  необходима  квали-
фикация  и  трудови  умения.  Тя  трябва  да  му  осигурява  възможност  да  извършва  кон-
кретни задачи, като при това организацията отделя по-малко време за неговото обучение. 
Специализацията  на  труда  обаче  има  и негативен  аспект.  Ако  задачите  се  дефинират 
пре-калено тясно, за работниците става скучно и монотонно многократното повторение на 
една и съща операция, при това те губят чувство за съпричастност към резултатите 
от  тру-да  и  се  лишават  от  стимули.  Необходимо  е  ръководителите  от  всички 
управленски равнища да търсят баланс между мотивацията и специализацията на 
работниците, поощрявайки както отделните сътрудници, така и работните групи към 
разделение  на  отговорността  за  крайният  продукт  и  към  самостоятелност  при 
избора на начин за реализиране на конкретната задача.

ПЪЛНОМОЩИЯ, ЗАДЪЛЖЕНИЯ И ОТГОВОРНОСТ

Във  всички  организации  работниците  и  служителите  имат  определени 

задължения, характерни за изпълняваната от тях длъжност, имат определени функции и 
им  се  възлагат  конкретни  задачи.Участвайки  в  постигането  на  общите  организационни 
цели,  изпълните-лите  отчитат  своите  резултати  пред  преките  си  ръководители.  Те 
поемат  отговорност  в  случаите,  когато  резултатите  се  отклоняват  от  предварително 
поставените цели. От друга страна, опирайки се на властовите си пълномощия (право за 
вземане на решения, издаване на заповеди, разпределяне на ресурсите на организацията 
и други), ръково-дителите отговарят за това сътрудниците да изпълняват точно своите 
задължения.