Е л е к т р о н н и д о к у м е н т и и а р х и в и

Доц д-р Юри Тодоров
Су “Св. Кл. Охридски”, кат. Архивистика и ПИД

Съдържание:
За ролята на електронните документи
Трудности при работата с хартиените документи
Предимства на електронните документи
Технологични предимства на електронните документи
Структура на електронния документ
Учреждение, делопроизводство, документооборот
История и перспективи на развитие

За ролята на електронните документи

Ерата на информационното общество се характеризира с драстично нарас-
тване на обема на данните, които се съхраняват на компютри – т.е. в електронен,
цифров вид. Някои автори наричат този преломен момент като второто гутен-
бергово пришествие 1. Количеството на цифрово съхранената информация днес
расте експоненциално и в прехода към 21-ви век достига до т.нар. информацио-
нен бум. Според оценката на известния аналитик, Андрей Одлижко 2, за периода
на последните 120 години цялостната техническа продукция се удвоява на всеки
20 години. След Втората световна война темпото се засилва и се забелязва удво-
яване на всеки 10 години. Засилването на ръста на информационните продукти е
породено от прогреса в областта на полиграфията, на размножаването на пе-
чатните произведения и разпространението им по Интернет при използване на
уеб-технологии.
Сега електронният документ представлява средство за повишаване на
ефективността на работата в научните изследвания, образованието, администра-
тивното обслужване и всички области на обществения живот. Степента на ав-
томатизация при работата с електронни документи днес представлява един от
основните показатели за информационната и технологичната грамотност на ед-
на институция.

Трудности при работата с хартиените документи

Можем да определим основните трудности при използването на хартиени-
те документи в две области: незадоволително положение при подготовката и
разпространението на информация и затруднения в учрежденските системи за
деловодство и архивиране на хартиените документи.
Настоящият етап в развитието на обществото се характеризира с експо-
ненциално увеличаване на количеството на документите. От друга страна тряб-
ва да се отбележи и нарастващата специализация на документите. Научните ста-
тии се публикуват от един специалист в дадена научна област и са предназначе-
ни за малцина негови колеги. Те представляват по-малко от 20% от всички по-
тенциални читатели. Това води до нарастване на броя на специализираните из-
дания, които почти никой не чете. Електронният документ може да доведе до
ограничаване на оборота и намаляване на цената за разпространението на спе-
циализираните публикации.
Освен това се забелязва забавяне в традиционния цикъл за разпростране-
ние на текстове с общо предназначение, при които продължителността на фази-
те написване – отпечатване – разпространение става неприемлива за авторите
както и за читателите. Реферирането на традиционните публикации се прави ед-
ва след повече от 6 месеца след отпечатване и разпространяване на изданието, с