В Е Л И К О Т Ъ Р Н О В С К И У Н И В Е Р С И Т Е Т
„ С В . С В . К И Л И Р И М Е Т О Д И Й ”
С Т О П А Н С К И Ф А К У Л Т Е Т
ДИСЦИПЛИНА: СЧЕТОВОДСТВО НА МАЛКИ И СРЕДНИ ПРЕДПРИЯТИЯ
ТЕМА: „СЪВРЕМЕННИ КОМПЮТЪРНИ СЧЕТОВОДНИ СИСТЕМИ ЗА
МАЛКИ И СРЕДНИ ПРЕДПРИЯТИЯ, В ЧАСТНОСТ WORKFLOW,
разработена от БИЗНЕССОФТ ООД„
Изготвил: Георги Петров
Проверил:____________________
Счетоводство и контрол, 4 Курс
/гл.ас. Райна Петрова/
Фак. №: СЧ-357
2
ВЕЛИКО ТЪРНОВО
2013
I.
Същност на автоматичната обработка на счетоводни данни
Автоматизацията на финансово-счетоводната отчетност навлиза с бързи темпове в различни отрасли и
предприятия. Налице са редица положителни промени в работата на много предприятия, породени от новата
организация на отчетните процеси. С въведената нова организация на счетоводната отчетност се постигат
редица предимства, които при ръчната обработка на данните бяха само пожелания. Новата организация
неминуемо се свързва с използването на микрокомпютърна техника и подходящо разработени за нуждите на
счетоводната отчетност програмни продукти .
Внедряването на микрокомпютърната техника в счетоводната отчетност значително променя досега
съществуващите представи за организацията на счетоводната отчетност. С въвеждането на новата техника по-
добре се планира отчетния процес в рамките на отделното предприятие, фирма и т.н. Повишава се значително
производителността на труда на счетоводните работници, създават се възможности за чувствително
подобряване контрола върху процеса на отчитането, качеството на управлението се увеличава няколко пъти.
Компютъризацията осигурява една напълно завършена счетоводна отчетност съгласно изискванията за
организация на счетоводната отчетност и наличните теоретико-методологически разработки по тези въпроси.
Освен синтетичното отчитане, чрез системата се осигурява едно по-задълбочено аналитично отчитане. Налице
са възможности за отпечатване на всички необходими справки, които напълно удовлетворяват нуждите от
информация за счетоводната отчетност; икономическия анализ и контрола. Освен това получаваната
информация отговаря на съществуващите нормативно-правни изисквания за отчетността.
Автоматизирането на счетоводната отчетност изисква коренна промяна на технологията на
счетоводната отчетност. Налагат се промени и при извършване на рутинната счетоводна работа. Това
произтича от промяна формата на счетоводно отчитане. Сега съществуващите мемориално-ордерна и
журнално-ордерна счетоводни форми трябва да се заменят изцяло с машинната форма на отчитане. Това
означава, че се променят регистрите за хронологическите и систематическите записвания и начина, по който се
извършват счетоводните записвания в тях. Счетоводните записвания по синтетичните и аналитичните сметки и
тяхното приключване се извършва автоматично от компютъра, като сметките се изравняват. Може да се получи
оборотна ведомост за всяка сметка-синтетична и аналитична и обща оборотна ведомост за баланса.
Автоматично се прави и самото счетоводно приключване само чрез една клавишна команда. Това се постига за
съвсем кратко време и може да се извършва по всяко време Ръководните органи могат да получат
необходимите им данни веднага при поискване.
За автоматизиране обработката на счетоводната информация в компютърните системи е
необходимо да се използват съвременни висококачествени програмни продукти с цел в максимална
степен да се осигури информационно обслужване на предприятията. Доброто познаване на
програмните продукти в сферата на счетоводството изисква проучването и знанието на някои
технически изисквания свързани с продуктите. Такива са въпросите по инсталирането на продуктите,
техническите настройки, икономическите настройки и свързаните с тях технически действия,
ползването на сервизните функции, мрежовите функции, работата на системните файлове,
техническото съхраняване на информацията и други.
Значението на счетоводната информация при автоматизираните системи за управление нараства
неимоверно много. Това е продиктувано от положителната тенденция на нарасналото ползване на счетоводната
информация и от нарасналия й обем. Тази тенденция се наблюдава както за вътрешните потребители на
информация, така и за външните.
3
Компютъризацията на отчетните процеси се характеризира с все повече използване на локални мрежи за
предаване, обработване и ползване на информацията. Съвременните тенденции налагат да се изграждат и
информационни връзки между отделните предприятия и външните потребители на информация. Такива са
между предприятията и банките, предприятия и данъчни служби.
Положителни тенденция се наблюдава и при изграждането на интегрирани системи за информация.
Счетоводната информационна система се обвързва в автоматичен режим с такива подсистеми като: работа с
касови апарати, изготвяне на регистрите по ДДС, изготвяне на информация и подаване към НОИ и ЗОК,
изготвяне на баланси и отчети за приходи и разходи, връзка с кадровата информация, връзки с измерителни
уреди и др.
II.
Обща характеристика и класификация на счетоводния програмен
продукт
Към момента на българския пазар съществуват много варианти на счетоводен софтуер. Като цяло дали
някой от съществуващите счетоводни програмни продукти е подходящ или не, зависи от много фактори.
Независимо кой продукт е избран, в повечето случаи най-важното предимство е неговата функционалност и
лесната работа с него, от тук и пестенето на време на счетоводителя.
Изграждането на отчетно-информационната система през призмата на прилагания счетоводен
програмен продукт има комплексен характер. Това се изразява в прилагането и изпълнението на
онези критерии, които се изразяват, както относно спецификата на предприятието и предмета му на
дейност, така и спецификата на програмния счетоводен софтуер. Някои от основните критерии, които
трябва да бъдат изпълнени при внедряване на счетоводен софтуер са:
• трябва ли да се изгражда нова информационна система и какви изменения могат да се
предвидят в нея;
• ще настъпват ли промени в техническата база, в организационната и функционалната
структура;
• как ще се осигури изпълнението на управленските функции, включително на отчитането;
• ще се разшири ли обхватът на решаваните задачи;
•кои програмни системи за компютъризация на управлението и в частност, на счетоводното
отчитане следва да се предпочетат -индивидуално разработените програмни системи или готовите
програмни продукти.
Индивидуално разработените програмни продукти се характеризират с голяма
целесъобразност и конкретност. Предимството е, че така разработените продукти са пригодени към
действащата практика в момента и са съобразени с конкретните особености на предприятието, в т.ч. и
личните качества на персонала, който ще работи с тази система.
Готовите програмни продукти се характеризират с известна универсалност, имат големи
възможности, притежават някои модули за настройване към особеностите на обекта и цената им е
значително по-ниска. Те са разработени по методология, която отчита типовите елементи на
счетоводното отчитане, и поради тази причина заемат значително място на пазара.
Основното изискване, на което трябва да отговаря счетоводният софтуер е да може да обхване
цялостно счетоводната отчетност в предприятията. Това се постига чрез съпоставяне на:
- обобщена оборотна ведомост на синтетично ниво, включваща всички ползвани от предприятието
аналитични партиди към съответната синтетична сметка;
- оборотна ведомост на аналитично ниво към отделна синтетична сметка, включваща всички
ползвани от предприятието аналитични партиди към съответната синтетична сметка;
- обобщена главна книга, включваща всички кореспонденции между счетоводните сметки на
предприятието, включително и общите суми по кореспонденциите;
- хронологичен опис или описи, включващи всички документи;
4
- основания, въз основа на които е осчетоводено движението по счетоводните сметки на
предприятието;
- дневник на сметка (синтетична или аналитична), включващ всички счетоводни данни за движението
по сметката, което е съществен момент за оперативна и бърза информация.
Съществува голямо разнообразие от счетоводни програми на пазара. Възниква въпросът –коя
от тях ще удовлетвори в най-голяма степен изискванията на конкретно предприятие за своевременна
обратна информация под формата на различни справки, в т.ч. и задължителните отчетни форми,
предвидени в Националните стандарти за финансово отчитане и Закона за счетоводството.
Съвкупността от изискванията, на които трябва да отговаря един счетоводен софтуер определя
критериите за избор на финансово-счетоводен програмен продукт. При избора на счетоводна
програма трябва да се предвидят и следните допълващи критерии :
- минимални технически изисквания, които са необходими,за да се ползва счетоводния
софтуер;
- програмната среда, в която може да се ползва счетоводния софтуер
- масово използвана програмна среда, която е позната и потребителите имат създадени навици
за работа в нея или специфична такава, изискваща използването на собствена операционна система;
- възможностите за използването на счетоводния софтуер в мрежа в зависимост от обема на
дейността и организацията на работните места;
- работа в (on-line) връзка с фирмен софтуер в друга държава член на ЕС;
- възможностите на счетоводния софтуер за обмяна на данни с външни (други) програмни
продукти, например програма за ТРЗ, различни електронни таблици и други;
- тук се изхожда от принципа за еднократно въвеждане и многократно използване на данните;
- възможностите за работа с външни периферни устройства по отношение на печатащи
устройства (принтери), по отношение на предавателни устройства за данни (модеми и др.), защитата
на счетоводния софтуер от инцидентни прекъсвания на работата на компютърната конфигурация, на
която е инсталиран;
- дали е налице възможност за периодично архивиране на данните или състоянието на данните
е архивирано автоматично или липсва такава защита;
- необходимо ли е специално обучение на персонала, който ще работи със счетоводния
софтуер;
- задължителните материали, които се предоставят при закупуването на софтуерния продукт;
- ръководство за работа, обяснителни бележки и други.
Важно е потребителят да може да намери отговор на всеки въпрос, за да се справи с всяка
ситуация, която го затруднява по време на работа. При това е добре тези ръководства да са написани
на разбираем за счетоводителя език - от неговата професионална област. Възможностите на
счетоводния софтуер за ограничаване на достъпа на външни лица за работа с него:
-
наличие на парола, разрешителен режим и др., защита на въведените данни от евентуални
изменения на програмно ниво;
-
наличие на програма за защита от програмни изменения, наличие на специфични изисквания
за достъп до програмно ниво;
-
наличие на програма унищожаваща, изтриваща счетоводния софтуер при неправомерна
намеса на програмно ниво;
-наличие на програма, блокираща последващо ползване на счетоводния софтуер при неправомерна
намеса на програмно ниво;
-
защита на счетоводния софтуер от неправилна работа с него, включително и чрез
предупредителен прозорец за наличие на грешка или несъответствие
-
възможност за защита от съставяне на счетоводни записи с неравнение между синтетичната и
аналитичната счетоводна отчетност и др.;
-
автоматично преизчисляване на наличностите, вземанията и задълженията във валута;
-
възможност за последващо параметризиране (обща настройка) от счетоводна гледна точка,
напр. промени в първоначално зададените методи за амортизация, методите за изписване на
материалните запаси, извършване на различните видове преоценки и т.н.;промени в първоначално
зададените характеристики на счетоводните сметки, напр. трансформирането на счетоводна сметка от
5
синтетична в аналитична, воденето на счетоводна сметка по повече от първоначално зададените
показатели и т.н.;
-
възможностите за генерирането на справки, включително и на съставните части на годишния
счетоводен отчет;
-
задоволяване степента на аналитичност и конкретните нужди от информация; какви
оперативни справки извежда ПП, отговарят ли те на действащото законодателство и др.;
-
възможностите на счетоводния софтуер за ползването му за дейността на няколко
предприятия;
-
възможностите за текущо консултиране на потребителите при работата им със счетоводния
софтуер, в т.ч. и консултации при самостоятелно внедряване, инсталиране и настройка на програмния
продукт;
-
предоставянето на гаранционното обслужване и последваща текуща поддръжка на
счетоводния софтуер;
-
важно е да се обърне внимание на сроковете, които се гарантират от производителите и
възможностите за отстраняване на дефекти и аномалии в програмите или в информационната база;
-
цена на счетоводния софтуер -какво се включва в нея: инсталация, настройка, обучение.
Цените на готовите програмни продукти,предлагани на софтуерния пазар, са значително по-ниски от
разходите, които биха били направени за индивидуална разработка;
-
стабилност на фирмата-производител;
-
важно е при коренна промяна в нормативните документи да се реагира веднага и да се
подготви нова версия, която да отговаря на новите условия при запазена приемственост и
съвместимост.
Счетоводната практика и софтуерните решения свързани с нея ще вървят успоредно и ще
следват всички въпроси на съвременността, както от нормативна гледна точка изразяваща се в
изискванията към тях, така и в прилагането на най-новите технически постижения в областта за
обмен на информация.
III.
Анализ на основни функционални възможности при счетоводен
програмен продукт “Work Flow”
Програмата Work Flow е предназначена да дава максимално подробна оперативна, периодична
и статистическа информация на хората управляващи фирмата и то без те да познават в подробности
счетоводната терминология.
Второто и предназначение е да дава и необходимата оперативна и обобщена информация на
счетоводството за ежедневната им работа, за месечното и годишно отчитане пред ДС, защита пред
одитори и при финансови и данъчни Ревизии.
Фиг.1. Стартиране на програмата
С Work Flow се създава, въвежда, обработва и съхранява информация за първичните и
вторичните счетоводни документи и счетоводните операции към тях. От тази информация се ползват
записванията по счетоводните сметки. Т.е. програмата обработва и съхранява едновременно и
основанието документите и резултата - записванията по счетоводните сметки.
Най-общо казано философията на Work Flow е да създава счетоводните документи - фактура,
РКО, ПКО, искане, складова разписка/без да има предварително хартиен носител или да пренася
6
действителността от хартиени носители на екрана на монитора и в твърдият диск и то така, че
виртуалният вид на документите да съответства максимално точно на хартиените носители. И двата
случая при желание да печата въведените документи на графични или матрични принтери.
Фиг.2. Стартиране на програмата и извеждане на документите
Върху виртуалният документ на екрана се създават и счетоводните записвания. След известно
"самообучение" програмата започва да предлага автоматично осчетоводявания в новите документи.
"Самообучението" е интуитивно, т.е. извършва се без намесата на управляващият програмата
Програмата е една, няма модули и интегрира обработката на счетоводните данни,
складовата /материална/ отчетност и амортизации на ДА. Данните за заплатите само се осчетоводяват
автоматично.
В програмата няма приключване на период - месечен или годишен. Месечно някои сметки за
общи разходи счетоводно се приключват, ако това не е извършено още при въвеждане на документа,
но от програмна гледна точка нищо не се приключва. Това с пълна сила важи и за годината. Тази
характеристика на програмата, позволява да се въвеждат документи и да се извеждат справки в
произволни периоди. Например може да се въвеждат данни едновременно за 2011 и за 2012 г. В
същото време може да се извежда оборотна ведомост за 2008 или от 2009 до 2011 г. Най-общо казано
всички данни са на разположение във всеки момент за желаните действия с тях.
Всички счетоводни записвания са достъпни за справки и корекции във всеки момент. Няма
необходимост да се извършват сторниращи или деосчетоводяващи операции за да се премахнат без
последствия случайни или логически грешки. Сторниращи операции се налагат на практика само, ако
се засяга предадена информация извън фирмата - например предаден регистър за ДДС, като в тези
случаи, това не са само операции, а са документи-дебитно и кредитно известие или анулирани